Tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 25.6.2018
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Suomalais-norjalainen kulttuuri-instituutti
878687582
Wergelandsveien 23B, 0167 Oslo, Norja
info@finno.no

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Johtaja Pauliina Gauffin
pauliina.gauffin@finno.no

3. Rekistereiden nimet

1) Yhteystietorekisteri
2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus eli rekisterien käyttötarkoitukset sekä oikeusperuste

1) Yhteystietorekisteri
Toiminnasta ja tapahtumista informoimista varten, sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tapahtumien järjestämistä ja osallistujien verkostoitumista varten

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään instituutin toiminnan mukaisesti.

5. Rekisterien tietosisältö

1) Yhteystietorekisteri
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero, lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös tilaisuuden aihepiiriin liittyvät lisätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

1) Yhteystietorekisteri
Halukkaat voivat tilata instituutin uutiskirjeen. Instituutti voi myös lisätä itse rekisteriin henkilöitä instituutin toiminnan piiriin kuuluvista sidosryhmistä, joita halutaan informoida tapahtumista ja toiminnasta. Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään esimerkiksi tapaamisten yhteydessä, käyntikorteista ja sähköpostiviestinnästä. Lisäksi tietoja voidaan saada yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, lehdistä tai esimerkiksi seminaareissa ja muissa tapahtumissa.

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot saadaan tilaisuuteen osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

1) Yhteystietorekisteri
Tietoja ei luovuteta Suomalais-norjalaisen kulttuuri-instituutin henkilökunnan ulkopuolelle.

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot luovutetaan tilaisuuteen ilmoittautuneille tai tilaisuuteen osallistuneille tilaisuudessa tai heti sen jälkeen.

8. Rekistereiden suojauksen periaatteet

1) Yhteystietorekisteri
Pääsy rekisteriin on nimetyillä henkilöillä, ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Pääsy nimi- ja organisaatioletteloon on tilaisuuteen osallistuvilla tai siihen ilmoittautuneilla tilaisuudessa. Muihin osallistujien antamiin tietoihin on pääsy vain Suomalais-norjalaisen kulttuuri-instituutin henkilökunnalla.

9. Tietojen säilytysaika

1) Yhteystietorekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kunnes niitä ei enää tarvita esimerkiksi henkilön vaihtaessa työpaikkaa tai muuten siirtyessä ammatillisesti tehtäviin, jotka eivät ole instituutin toiminnalle läheisiä. Instituutti huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Osallistujatietoja säilytetään tilaisuuden järjestämisen jälkeen tilastointi- ja yhteydenpitotarkoituksissa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

1) Yhteystietorekisteri
Rekisteröity voi osoittaa tarkastuspyynnön instituutin rekisteriyhteyshenkilölle.

2) Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Rekisteröidyllä on pääsy osallistujalistaan niin kauan, kun sitä säilytetään tilaisuuden järjestämisen yhteydessä.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään instituutin rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta viivästymisen syystä.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.

13. Automaattinen päätöksenteko

Rekistereitä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.