Personvernerklæring

Dato: 25.6.2018
EUs personvernforordning 2016/679

1. Den behandlingsansvarlige

Finsk-norsk kulturinstitutt
878687582
Wergelandsveien 23B, 0167 Oslo, Norge
info@finno.no

2. Kontaktperson for registeret hos den behandlingsansvarlige

Direktør Pauliina Gauffin
pauliina.gauffin@finno.no

3. Registerets navn

1) Kontaktregister

2) Deltakerlister for arrangement

4. Formål med håndteringen av personopplysninger, dvs. formål med registeret og juridisk grunnlag

1)  Kontaktregister

2)  Deltakerlister for arrangement

Det juridiske grunnlaget for håndtering av personopplysninger i ovennevnte register er et berettiget formål.  Personopplysningene håndteres i samsvar med instituttets virksomhet.

5. Registerets innhold

1) Kontaktregisteret
Personens basisopplysninger, slik som navn, yrkesbetegnelse, organisasjon, e-postadresse, i enkelte tilfeller også postadresse og telefonnummer, og også eventuelt kontaktforbud.

2) Deltakerlister for arrangement
Basisopplysninger om personen slik som navn, yrkesbetegnelse, organisasjon, e-postadresse, i enkelte tilfeller også tilleggsinformasjon om arrangementstema.

6. Vanlige informasjonskilder

1) Kontaktregisteret
De som er interesserte, kan abonnere på instituttets nyhetsbrev. Instituttet kan også legge til personer som hører til blant instituttvirksomhetens interessenter og andre berørte parter som man ønsker å informere om arrangement og annen virksomhet. Opplysningene fås fra personene selv f.eks. i forbindelse med møter, fra visittkort eller via e-postkorrespondanse. Videre kan opplysninger fås fra allment tilgjengelige internettkilder, aviser eller f.eks. seminarer og andre arrangement.

2) Deltakerlister for arrangement
Opplysningene fås fra deltakerne på arrangement i forbindelse med påmelding.

7. Overlevering av opplysninger

1) Kontaktregisteret
Opplysningene håndteres ikke av andre enn Finsk-norsk kulturinstitutts personale.

2) Deltakerlister for arrangement
Opplysningene deles med de som har meldt seg på arrangement, eller deles ut til deltakerne under arrangementet eller like etter.

8. Prinsipper for beskyttelse av registeret

1) Kontaktregisteret
Kun oppnevnte personer har tilgang til registeret, og det kreves Bruker-ID og passord.

2) Deltakerlister for arrangement
Navn- og organisasjonslister deles med deltakere eller påmeldte i tilknytning til hvert enkelt arrangement. Deltakernes øvrige opplysninger deles ikke med noen andre enn Finsk-norsk kulturinstitutts eget personale.

9. Lagringstid for personopplysninger

1) Kontaktregisteret
Opplysningene lagres inntil videre og fram til det ikke lenger er behov for dem, f.eks. når en person bytter arbeidsplass eller får tildelt andre arbeidsoppgaver som ikke er nært tilknyttet med instituttets virksomhet. FINNO sørger for regelmessig oppdatering av registeret og sletting av uvesentlige opplysninger fra registeret.

2) Deltakerlister for arrangement

Etter avsluttet arrangement lagres deltakeropplysninger for å kunne utarbeide statistikk og for å opprettholde kontakt med deltakere.

10. Rett til å kontrollere
Den registrerte har rett til å kontrollere de opplysningene som angår en selv.

1) Kontaktregisteret
Den registrerte kan be om å få kontrollere sine opplysninger via FINNO`s kontaktperson for registeret.

2) Deltakerlister for arrangement
Den registrerte har tilgang til deltakerlisten så lenge den lagres i forbindelse med hvert enkelt arrangement.

11. Rett til å kreve retting

Den registrerte har rett til å kreve at den behandlingsansvarlige retter opp feil i opplysninger. Forespørsel om retting skal sendes til FINNO`s kontaktperson for registeret. Forespørselen skal besvares innen en måned. Dersom forespørselen ikke kan besvares innen denne fristen, vil den registrere få beskjed om årsak til en eventuell forsinkelse.

12. Andre rettigheter i tilknytning til behandling av personopplysninger

Den registrerte har rett til å be om at opplysningene om ham/henne skal slettes, rett til å nekte behandling av personopplysninger og rett til å klage til tilsynsmyndigheter.

13. Automatiske vedtak

Registrene brukes ikke som grunnlag for automatiske vedtak uten innhenting av et separat samtykke.